Verkkoviestinnän kilpailutus

Verkkoviestintäkokonaisuuden hankintailmoitus on julkaistu Hilmassa: https://www.hankintailmoitukset.fi/fi/public/procurement/31501/notice/39675/overview

Tarjousasiakirjat:

Tarjouspyyntö
-Liite1: Aikataulut ja vastuut
-Liite2: Sivustokohtaiset konseptipohjat
-Liite3: Liikuntaneuvonta.fi-sivuston kohderyhmäkyselyn tulokset
-Liite4: Uutiskirje- ja hakukonemarkkinoinnin tavoitekuvaukset

 

HUOM!

Lisäys 25.3.2020:
Koronaviruksen vuoksi poikkeustilan aikana myös työpajat, koulutukset ja tärkeimmät palaverit on mahdollista toteuttaa videoyhteydellä.

 

Esitetyt lisäkysymykset

 

1. Onko tilaajalla jo tiedossa joku olemassa oleva keskustelupalsta ohjelma, vai haluaako tilaaja toimittajan rakentavan “foorumi” tyyppisen keskustelupalstan?
Ensimmäisessä, lokakuun 2020 julkaisussa ei ole tarvetta keskustelupalstalle. Keskustelupalstan mahdollista tarvetta arvioidaan uudestaan tulevina vuosina osana sivujen kehittämistyötä.

2. Mitä sisältöä materiaalipankkiin halutaan tallentaa?
Materiaalipankeissa voi olla esimerkiksi liikuntaneuvojille ja työpaikoille suunnattuja tukimateriaaleja liikkumisen edistämiseen. Materiaalit voivat olla kuvia, videoita, PowerPoint-esityksiä jne. Ensimmäisessä julkaisussa materiaaleja on kymmeniä, mutta aineiston kasvaessa esimerkiksi liikkuvatyöelämä.fi-sivusto voi sisältää useampia satoja tiedostoja.

3. Oletteko valinneet jo tietyn järjestelmän uutiskirjeiden lähetykseen?
Esimerkiksi Mailchimp ja ActiveCampaign ovat alustavissa arvioinneissa vaikuttaneet mahdollisilta ratkaisuilta. Päätöstä halutusta ohjelmasta ei toistaiseksi ole. Pyydämme tarjoajilta lyhyitä perusteluja heidän ehdottamilleen uutiskirjeohjelmille.

4. Videoupotukset. Tuleeko videot ulkoisesta palvelusta, kuten youtube vai kenties sisältä esim. Materiaalipankki?
Liikkuva aikuinen -ohjelmalla on käytössään Youtube-tili, jota on mahdollista hyödyntää nettisivujen videoupotuksissa.

5. Saavutettavuus. WCAG 2.1 AA vai AAA?
Sivustojen ei tarvitse täyttää kaikkia WCAG 2.1 AAA -tason kriteereitä. Saavutettavuudessa tulee kuitenkin kiinnittää huomiota myös muihin kuin lain vaatimiin saavutettavuusseikkoihin erityisesti ymmärrettävyyden ja käytettävyyden osalta.

6. Minkälaiset valmiudet LIKES:llä on uuden sisällön luomiseen? Analytiikan kannalta on erittäin tärkeää luoda sisältö “oikein”. Miten paljon LIKES varaa resursseja uuden sisällön luontiin ja syöttöön?
Toimistollamme työskentelee tällä hetkellä kahdeksan työntekijää, joista kaksi on viestinnän ammattilaisia. Kesäkuun alusta lähtien työntekijöitä on yhteensä kymmenen ja heistä kolme on viestinnän ammattilaisia. Kullakin sivustolla on yksi vastuuhenkilö, joka vastaa sisällön luomisesta. Muu henkilökuntamme avustaa sisältöjen luomisessa. Sisällön syöttämisestä vastaavat toimiston viestintäammattilaiset. Nettisivujen sisällöntuotanto on yksi henkilökuntamme päätehtävistä touko-kesäkuun ajan.
Valtaosa henkilökunnastamme on käynyt vuosi sitten puolen päivän mittaisen verkkokirjoittamisen koulutuksen, joka on käsitellyt verkkokirjoittamisen perusteita, saavutettavuutta, hakukoneoptimointia, otsikointia ja tiivistämistä.
Brändityön tuloksena määrittelemme tone of voicen. Palveluntarjoajalta odotamme mm. syvällisempää nettisivutekstien kirjoittamiskoulutusta sekä palautteen antamista teksteistä verkkokirjoittamisen näkökulmasta.

7. Tuleeko olemassa olevaa sisältöä siirtää uudelle sivustokokonaisuudelle? Jos on, niin miten paljon?
Kkiohjelma.fi-sivustolta siirretään uusille sivustoille vain muutamia satunnaisia tietoja ja tiedostoja.

8. Datan visualisointi kunnista. Mitä dataa halutaan visualisoida ja mistä tämä data tulee? Mainittu tarjouspyynnön liitteessä 2. Esille nostettu työkaluksi Power BI.
Haluamme esittää tietoa liikuntaneuvonnan tilasta Suomessa. Esim. mitkä kunnat järjestävät liikuntaneuvontaa, miten se on kunnissa järjestetty ja mitkä ovat nettisivulinkit tai muut yhteystiedot kuntien liikuntaneuvontaa järjestäviin tahoihin. Tämänhetkiset tiedot keräämme valmiiksi excel-tiedostoon, ja niitä päivitetään ainakin vuosittain. Toivomme sivulle upotettua interaktiivista kokonaisuutta, jossa käyttäjä voi nähdä kokonaiskuvan liikuntaneuvonnan tilasta sekä perehtyä tarkemmin haluamiinsa tietoihin. PowerBI:n käytössä olemme todenneet joitakin ongelmia. Yksi vaihtoehto on hyödyntää Tilastokeskuksen karttaohjelmaa. Esimerkkejä saman suuntaisista toteutuksista:
https://avustukset.stea.fi/reviews
https://liikkuvakoulu.fi/nykytila (Tästä poiketen toivomme tietojen upottamista suoraan sivustollemme)

9. Mitä tarkoittaa “Tukee liikuntaneuvonnan valtakunnallista laatuarviointia”?
Sivustolle tulee laatia kyselyjä ja lomakkeita, joilla liikuntaneuvonnan toimijat voivat tehdä itsearviointia ja jotta voimme kerätä tietoa liikuntaneuvonnan tilasta. Tietojen tulee olla tulostettavissa esim. excel-muodossa analysointia ja esittämistä varten. Toimistollamme on käytössä Surveypal-ohjelma.

10. Minkälaisia toimenpiteitä sisällöntuottajan tulee pystyä tekemään? Tarvitseeko sisällöntuottajan pystyä vaikuttamaan sivujen ulkoasuun, vai onko parempi suunnitella ennalta valmiita “sivupohjia”?
Teemme itse kuvien ja linkkien lisäämisen, uusien alasivujen luonnin yms. normaalit päivitystyöt. Isommat muutostyöt kuitenkin tilaamme tarjoajalta. Toivomme helppokäyttöistä järjestelmää.

11. Tarvitseeko sivustolle luoda jossain vaiheessa kirjautuminen ja sen takana olevaa personoitua sisältöä?
Ensimmäisessä, lokakuun 2020 julkaisussa ei ole tarvetta kirjautumiselle. Kirjautumisen mahdollista tarvetta arvioidaan uudestaan tulevina vuosina osana sivustojen kehittämistyötä.

12. ”Työ tulee suorittaa työn sujuvuuden kannalta tarpeellisin osin Jyväskylässä Liikkuva aikuinen -ohjelman toimistolla.” Avaatteko hieman tätä määritelmää.
Kaikki työpajat ja koulutukset sekä lisäksi tärkeimmät palaverit tulee pitää Liikkuva aikuinen -ohjelman toimistolla. Lyhyemmät palaverit, jotka eivät vaadi kasvokkaista läsnäoloa, on mahdollista pitää etäyhteydellä, puhelimitse tai sähköpostikeskusteluina.
Lisäys 25.3.2020:
Koronaviruksen vuoksi poikkeustilan aikana myös työpajat, koulutukset ja tärkeimmät palaverit on mahdollista toteuttaa videoyhteydellä.

13. Odotetaanko toimittajalta tarjousta myös Designista, vaikka brändi valmistuu vasta touko-kesäkuussa? Työmäärän arviointi tarjoukseen on erittäin hankalaa aikataulut huomioiden. Tuleeko tarjoukseen sisältää kokonaisvaltainen Design suunnittelu, vai ihan perinteinen ulkoasu suunnittelu? Tarjouspyynnössä tosiaan mainitaan että brändi valmistuu touko-kesäkuussa ja tämän vuoksi tähän kaipaan tarkennusta. Voimme perinteisen ulkoasu suunnittelun tottakai sisällyttää tarjoukseen, mutta kokonaisvaltaista Designia ei pystytä tehokkaasti suunnittelemaan ilman päivitettyä brändiä, joka luonnollisesti ohjaa Design ajattelua.
Odotamme toimittajan suunnittelevan sivustojen ulkoasut ja sisällyttävän sen hinnan tarjoukseen. Lisäksi toimittaja tuottaa/hankkii sivustoille tarvittavat valokuvat tai muut kuvitukset. Tarkentuneen tiedon mukaan ohjelmamme brändi ja visuaalinen ilme valmistuvat toukokuun alkuun mennessä.

Brändityön tuloksena syntyvät Liikkuva aikuinen -ohjelman:
-viestintäkonsepti (tavoitteet, ydinviesti, tarinan kiteytys, kohderyhmät, tone of voice, brändiin liittyvät mielikuvat eli elementit, joita haluamme viestiä.)
-visuaalinen konsepti (Brand book, joka kiteyttää brändin ytimen eli viestinnälliset ja visuaaliset valinnat, logot ja niiden käytön, typografian ja värimääritykset, sekä mood board -esimerkit niiden jalkautuksesta eri materiaaleihin
- Graafinen ohjeisto (kevyempi versio brand bookista), sisältäen viiden eri materiaalin mallinnoksen sekä painokelpoiset tiedostot näistä.
-Sisältösuunnitelma (sisältökonseptista johdetut konderyhmäkohtaiset tavoitteet ja ydinviestit, ostopersoonat, sisältöteemat 12 kk:n ajalle, 3-4 otsikkotason sisältöä / kk ja alustava julkaisukalenteri kolmelle kuukaudelle).

14. Ylläpito ja palvelintila. Tarjouspyynnössä ei ole esitetty tilaajan tarpeita ylläpidon osalta. Tarjouspyynnössä ei myöskään ole mainittu palvelin tarpeita. Halutaanko palvelulle ylläpito ja hosting, jos näin on tuleeko näille ilmoittaa kiinteä hinta? Mitä tämän tulisi sisältää? Tuleeko toimittajan tarjota sivuston ylläpito, sekä palvelinylläpito yhdellä kiinteällä hinnalla? Jos vastaus on kyllä, niin mitä ylläpidon ja palvelinylläpidon tulisi sisältää?
Toteutuksen vaatimien ylläpito- ja palvelintarpeiden kuukausihintoineen tulee käydä ilmi tarjouksesta. Mikäli tarjous edellyttää tavanomaisista ratkaisuista poikkeavaa toteutusta, tulee tästä mainita erikseen tarjouksessa.
Teemme itse kuvien ja linkkien lisäämisen, uusien sivujen luonnin yms. normaalit päivitystyöt. Isommat muutostyöt kuitenkin tilaamme tarjoajalta. Ensimmäisellä julkaisulla on tiukka aikataulu, koska sopimus edellisen palveluntarjoajan kanssa päättyy lokakuussa 2020. Siksi ensimmäisen julkaisun jälkeen sivustojen kehittäminen jatkuu aktiivisesti ja etsimme kumppania, joka tekee tuota kehittämistyötä meidän kanssamme myös tulevina vuosina. Tarjouksessa tulee mainita tuki- ja muutostöiden tuntihinta.